Quy trình đặt may đồng phục chi tiết từ A – Z [Saigon Uniform]

Bắt đầu một dự án đặt may đồng phục, đặc biệt là lần đầu tiên, có thể khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp và mông lung. Cần phải chuẩn bị những thông tin gì? Quy trình đặt may đồng phục – làm việc với xưởng may sẽ gồm bao nhiêu bước? Và câu hỏi quan trọng nhất: Mất chính xác bao lâu để nhận được những chiếc áo hoàn chỉnh? Sự không chắc chắn này có thể gây ra nhiều lo lắng và khó khăn trong việc lên kế hoạch cho các hoạt động khác của công ty.

Tất cả sẽ được Saigon Uniform thông tin đến bạn chi tiết nhất trong nội dung dưới đây. 

>> Xem thêm: Bảng giá may đồng phục – 5 yếu tố quyết định chi phí. 

Bước tư vấn – báo giá (1 ngày – 3 ngày)

Để bắt đầu quy trình đặt may đồng phục thì đây chính là giai đoạn nền tảng, nơi ý tưởng của bạn và chuyên môn của chúng tôi gặp nhau. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn này sẽ quyết định tốc độ và sự suôn sẻ của toàn bộ dự án.

Bước 1: Xác định nhu cầu từ khách hàng 

Trước khi liên hệ với bất kỳ xưởng may nào, hãy dành chút thời gian để phác thảo ra những yêu cầu cơ bản nhất. Việc này sẽ giúp cuộc trao đổi ban đầu hiệu quả hơn rất nhiều. Những gì bạn cần chuẩn bị:

• Số lượng dự kiến: Bạn cần may khoảng bao nhiêu áo?

• Ngân sách ước tính: Khoảng chi phí bạn dự định đầu tư cho mỗi áo là bao nhiêu?

• Mục đích sử dụng: Đồng phục dùng để mặc hàng ngày, cho sự kiện đặc biệt, làm quà tặng hay cho đội ngũ kỹ thuật làm việc ngoài trời?

• Ý tưởng ban đầu: Bạn đã có ý tưởng về màu sắc, kiểu dáng (cổ tròn, cổ bẻ), và logo cần in/thêu chưa?

Bước 2: Liên hệ tư vấn chuyên sâu 

Khi bạn đã có những thông tin trên, hãy liên hệ với đội ngũ tư vấn. Đây là lúc chuyên môn của nhà cung cấp phát huy tác dụng. Một nhà tư vấn giỏi sẽ không chỉ ghi nhận yêu cầu, họ sẽ:

• Lắng nghe kỹ lưỡng: Hiểu rõ mục đích và môi trường làm việc của bạn.

• Tư vấn về chất liệu: Dựa trên ngân sách và mục đích, họ sẽ gợi ý loại vải phù hợp nhất (Cotton, CVC, TC…), phân tích ưu nhược điểm của từng loại.

• Gợi ý về thiết kế: Đưa ra các ý tưởng về kiểu dáng, cách phối màu sao cho chuyên nghiệp và phù hợp với thương hiệu.

Bước 3: Thống nhất ý tưởng – Báo giá sơ bộ 

Sau cuộc trao đổi, hai bên sẽ thống nhất các yếu tố chính: loại vải, kiểu dáng, số lượng ước tính, công nghệ in/thêu. Dựa trên những thông tin này, nhà cung cấp sẽ gửi bạn một báo giá sơ bộ để bạn có cái nhìn tổng quan về chi phí.

Bước thiết kế & chốt (3 ngày – 7 ngày)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 99% sự thành công của sản phẩm cuối cùng. “Cẩn thận ở bước này, an nhàn về sau”.

Bước 4: Thiết kế áo trên file mockup 

Từ những ý tưởng đã thống nhất, đội ngũ thiết kế sẽ hiện thực hóa chúng thành một bản vẽ trên máy tính, gọi là mock-up. Bản mock-up này sẽ thể hiện rõ:

• Hình ảnh chiếc áo với màu sắc chính xác.

• Vị trí, kích thước và màu sắc của logo, hình in/thêu.

• Các chi tiết phối màu ở cổ, tay áo (nếu có).

Bước 5: Duyệt và chỉnh sửa thiết kế

Bạn sẽ xem bản mock-up và đưa ra phản hồi. Đây là lúc để bạn yêu cầu chỉnh sửa, ví dụ: “Cho logo to hơn một chút”, “Thử đổi màu bo tay sang màu khác xem sao”… Quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi bạn hoàn toàn hài lòng với thiết kế cuối cùng.

Bước 6: May mẫu thực tế 

Đây là bước không thể bỏ qua đối với bất kỳ dự án đồng phục chuyên nghiệp nào. Một sản phẩm mẫu thực tế sẽ được may chính xác theo thiết kế đã duyệt. Cầm trên tay chiếc áo mẫu, bạn có thể:

• Cảm nhận thực tế chất liệu vải.

• Kiểm tra màu sắc có giống như trên máy tính hay không.

• Mặc thử để xem form dáng có vừa vặn và thoải mái không.

• Đánh giá chất lượng đường may, độ sắc nét của hình in/thêu.

Bước 7: Ký hợp đồng & đặt cọc 

Khi bạn đã hoàn toàn hài lòng với chiếc áo mẫu, đây là lúc chính thức hóa mọi thứ. Hai bên sẽ ký hợp đồng kinh tế, trong đó ghi rõ mọi điều khoản đã thống nhất. Chiếc áo mẫu đã được ký duyệt sẽ được giữ lại làm “vật đối chứng” cho việc nghiệm thu sau này. Khách hàng sẽ tiến hành đặt cọc (thường là 50% giá trị hợp đồng) để xưởng may bắt đầu sản xuất hàng loạt.

>> Xem thêm: Tư vấn chọn đồng phục theo ngành nghề đặc thù.

Giai Đoạn 3: Sản xuất hàng loạt (7 – 10 ngày) 

Giai đoạn 3 của quy trình đặt may đồng phục chính là sản xuất hàng loạt. Sau khi nhận được cọc, cỗ máy sản xuất sẽ chính thức khởi động. Đây là giai đoạn “hậu trường” nhưng quyết định đến chất lượng đồng đều của cả lô hàng.

• Bước 8: Trải Vải & Cắt Vải: Những cuộn vải lớn sẽ được trải trên bàn cắt công nghiệp. Sơ đồ cắt đã được vi tính hóa sẽ được đặt lên và máy cắt sẽ cắt hàng loạt các chi tiết của áo (thân trước, thân sau, tay áo…) một cách chính xác.

• Bước 9: In/Thêu Bán Thành Phẩm: Các miếng vải đã cắt này (gọi là bán thành phẩm) sẽ được chuyển đến bộ phận in hoặc thêu. Việc in/thêu ở giai đoạn này đảm bảo hình ảnh được chính xác và dễ dàng xử lý hơn so với in trên áo đã may hoàn chỉnh.

• Bước 10: May Ráp Hoàn Thiện: Các bộ phận sau khi in/thêu sẽ được chuyển đến chuyền may. Tại đây, các công nhân lành nghề sẽ ráp chúng lại với nhau để tạo thành một chiếc áo hoàn chỉnh.

• Bước 11: KCS (Kiểm Tra Chất Lượng): Đây là khâu cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng. Mỗi sản phẩm sau khi may xong sẽ được đội ngũ KCS kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết: đường may, hình in, phát hiện lỗi… Sau đó, áo sẽ được cắt chỉ thừa, ủi phẳng và đóng gói cẩn thận.

Giai Đoạn 4: Giao hàng & tất toán (2 – 3 ngày) 

Bước 12: Giao hàng 

Xưởng may sẽ thông báo cho bạn khi hàng đã sẵn sàng và tiến hành giao đến địa chỉ bạn yêu cầu. Khi nhận hàng, bạn (hoặc người đại diện) sẽ cùng nhân viên giao hàng kiểm tra lại số lượng, và quan trọng nhất là so sánh chất lượng của các sản phẩm hàng loạt với chiếc áo mẫu đã ký duyệt.

Bước 13: Thanh toán 50% chi phí còn lại 

Sau khi đã nghiệm thu và hài lòng với lô hàng, bạn sẽ tiến hành thanh toán phần còn lại của hợp đồng (thường là 50% cuối). Nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn VAT và các chứng từ cần thiết.

Vậy tổng cộng, toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến khi nhận hàng sẽ mất khoảng 15 đến 30 ngày làm việc.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian

• Số lượng: Đơn hàng càng lớn, thời gian sản xuất càng lâu.

• Độ phức tạp: Thiết kế có nhiều chi tiết phối màu, nhiều vị trí in thêu sẽ cần nhiều thời gian hơn.

• Mùa cao điểm: Những thời điểm như gần Tết Nguyên Đán, mùa tựu trường (tháng 7-8), mùa làm áo lớp (tháng 3-4) thường có nhiều đơn hàng, thời gian có thể kéo dài hơn một chút.

Lời kết, một quy trình may đồng phục rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ là dấu hiệu của một nhà cung cấp uy tín, mà còn là sự đảm bảo cho sự thành công của dự án. Việc hiểu rõ từng bước trong quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch, chuẩn bị thông tin và phối hợp nhịp nhàng với xưởng may.

Liên hệ Saigon Uniform để may áo đồng phục đẹp, giá rẻ

Hãy để Saigon Uniform giúp doanh nghiệp bạn nâng tầm hình ảnh với những mẫu áo đồng phục đẹp, hiện đại và tiết kiệm nhất.

Thông tin liên hệ

• Fanpage: Saigon Uniform

• Hotline: 028 7777 7839

• Website: www.saigonuniform.com