Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những cách thức xây dựng tên tuổi doanh nghiệp hiệu quả trong chiến lược phát triển công ty.

Tuy nhiên, tổ chức sự kiện như thế nào và làm sao để đạt được hiệu quả bước ban đầu? Với chủ đề “Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện” xin đề cập chi tiết hơn trong bài viết sau.

Nhìn vào thực tế, có thể thấy sự kiện là một cách thu hút truyền thông cũng như cái cớ để mở rộng thêm mối quan hệ, thông qua khách mời trong sự kiện.

Quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

Đánh bóng tên tuổi, củng cố vị trí vững chắc hay được gọi là “tiếng lành đồn xa”. Chắc hẳn nhiều khách hàng sẽ nghĩ một công ty thường xuyên tổ chức sự kiện chính là một công ty ăn nên làm ra trong thời gian qua.

Đằng sau một buổi sự kiện hoành tráng và thành công. Không thể nào bỏ qua được công sức của người tổ chức, lên kế hoạch cho sự kiện.

Biết cách lập kế hoạch, nắm chắc thời gian cũng như phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng phòng ban. Chính là một trong những cách đơn giản hóa các bước tổ chức sự kiện.

Quy trình 7 bước tổ chức một sự kiện bao gồm

Tiếp nhận yêu cầu tổ chức sự kiện

Những doanh nghiệp hiện nay thông thường sẽ có hai hướng để có thể bắt đầu diễn ra một sự kiện

Tiếp nhận yêu cầu tổ chức sự kiện

Thứ nhất, doanh nghiệp với quy mô nhỏ, không đầy đủ các phòng ban sẽ thuê riêng một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện.

Đơn vị này lúc đó sẽ thầu tất cả các hạng mục trong quá trình diễn ra sự kiện. Bao gồm: đặt bàn, lên thiệp, âm thanh ánh sáng, MC,…

Doanh nghiệp cần cung cấp đủ các yêu cầu, mục đích diễn ra sự kiện cũng như danh sách khách mời. Phối hợp ăn ý với đơn vị tổ chức sự kiện để buổi sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

Thứ hai, doanh nghiệp lớn với các phòng ban chuyên về nhiệm vụ. Khi đó chắc hẳn sẽ có một phòng chuyên tổ chức sự kiện lớn nhỏ trong công ty.

Bước đầu tiên chính là tiếp nhận yêu cầu từ lãnh đạo đưa xuống. Trong bước đầu, người đứng ra tổ chức sự kiện cần biết rõ những yêu cầu đưa ra từ phía lãnh đạo.

Lý do tổ chức sự kiện, ngân sách, danh sách khách mời. Sau đó mới lên kế hoạch chi tiết, phân công cụ thể từng công việc tiếp theo.

Tìm hiểu thương hiệu, nhãn hiệu

Thương hiệu, nhãn hiệu của doanh nghiệp là một phần quan trọng cần nắm rõ nếu như bạn là đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài. Vì mục đích chính của sự kiện là quảng bá thương hiệu cho công ty.

Tìm hiểu lý do sự kiện, mục đích hướng đến

Hoặc nếu như buổi sự kiện đó được tổ chức nhằm ra mắt một nhãn hàng mới, họp báo bước đầu trước khi tung sản phẩm. Bạn cần nắm rõ được tên sản phẩm, cũng như những đặc điểm, tính chất, tính năng nổi bật của sản phẩm, nhãn hàng.

Phần danh sách khách mời sẽ được liệt kê cụ thể từng mảng khách mời. Có thể khách mời là những đối tác đã có thời gian hợp tác lâu dài. Có thể là khách hàng tiềm năng, có khả năng hợp tác với doanh nghiệp trong thời gian sắp đến.

Hoặc có thể là các anh chị báo chí, truyền thông. Những khách hàng thường xuyên sử dụng, trải nghiệm sản phẩm.

Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện

Lý do tổ chức sự kiện là yếu tố tiên quyết giúp bạn hình thành ý tưởng xuyên suốt cho buổi sự kiện.

Ý tưởng sự kiện được nhiều chuyên gia xem là linh hồn của buổi sự kiện. Phần ý tưởng sẽ hướng chủ yếu đến lý do tổ chức buổi sự kiện.

Tìm hiểu thêm ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương tại 4 ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương đặc sắc

Đặc trường hợp buổi sự kiện của bạn là Year end Party. Một buổi tiệc tổng kết cuối năm thường được tổ chức bởi các doanh nghiệp.

Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện

Vì tiệc cuối năm sẽ diễn ra bao gồm các hạng mục tổng kết cuối năm. Sau đó thông qua chiến lược năm mới, khen thưởng những cá nhân, nhóm có thành tích xuất sắc,…

Bạn có thể lên ý tưởng là một buổi trao giải, với đầy đủ âm thanh ánh sáng, MC dẫn chương trình, lễ tân, vinh danh khách mời nổi bật.

Đây có thể là một điểm dễ thu hút sự chú ý cũng như tạo sự thú vị cho khách mời tham gia sự kiện.

Viết ý tưởng chi tiết cho sự kiện 

Việc lên ý tưởng chi tiết sẽ cho bạn biết được đâu là những công việc cụ thể cần làm. Phân công cho nhân viên nào.Cũng như thắt chặt được mốc thời gian hoàn thành nhằm theo kịp tiến độ của công việc.

Viết ý tưởng, kịch bản chi tiết cho sự kiện

Giải pháp tổ chức thành công sự kiện cuối năm tại đây >> Tổ chức tiệc cuối năm sao cho hiệu quả? 

Phân tích kế hoạch sự kiện 

Tất nhiên nếu như đã có ý tưởng, kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Bạn sẽ phải thông qua ban lãnh đạo thống nhất kế hoạch.

Phân tích kế hoạch tổ chức sự kiện với ban lãnh đạo

Ở bước này bạn cần phân tích cụ thể từng chi tiết trong sự kiện. Mức độ khả thi cũng như tiến độ chương trình diễn ra như thế.

Tổ chức, triển khai sự kiện 

Ở bước vừa rồi, bạn đã có một kế hoạch chi tiết diễn ra sự kiện. Mỗi cá nhân, team cũng đã hiểu được nhiệm vụ họ cần phải làm.

Chẳng hạn như 

• Team đối ngoại sẽ lo nhiệm vụ phụ trách khách mời, phân chia sắp xếp chỗ ngồi, gửi thiệp đến đối tác, khách hàng, các anh chị truyền thông- báo chí.
• Team âm thanh, ánh sáng sẽ tìm kiếm các đơn vị thi công hạng mục sân khấu. Thiết kế, lắp đặt đèn, loa đúng với ý tưởng của buổi sự kiện.
• Team thiết kế sẽ lo công việc thiết kế banner cho sân khấu, tờ rơi, quảng cáo trên mạng xã hội.

Đánh giá, báo cáo, tổng kết sự kiện 

Sau khi kết thúc sự kiện trong một vài ngày. Tất nhiên bạn phải có một báo cáo về sự kiện đã diễn ra.

Về mức độ hài lòng của chương trình, về ngân sách được chi dư giả hay thiếu hụt. Về trách nhiệm của những team được phân chia công việc.

Tổng kết, báo cáo kết quả

Tất nhiên, mỗi sự kiện với chủ đề, lý do khác nhau. Sẽ có những cách tổ chức phù hợp với hiệu quả chương trình.

Và đừng quên trang bị đồng phục áo thun sự kiện giúp doanh nghiệp nổi bật hơn trong mắt khách hàng và đối tác.

Saigon Uniform, đơn vị chuyên thiết kế, may in:

• Áo thun sự kiện khai trương
• Áo thun sự kiện ra mắt nhãn hàng
• Áo thun sự kiện giới thiệu sản phẩm

Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích cho quý khách hàng cần tham khảo.

Saigon Uniform– hân hạnh được đồng hành cùng quý doanh nghiệp xuyên suốt mùa sự kiện.